Ja, een werkgever mag een leaseauto volgen met een GPS-systeem, maar niet zomaar. De werkgever moet een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld ritregistratie of beveiliging tegen diefstal. Hij moet u vooraf informeren en uw privacy respecteren. Bij privéritten mag een werkgever in de regel niet zomaar meekijken. Heeft uw bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij zo’n volgsysteem.
Een legaal volgsysteem is dus iets anders dan een verborgen tracker waar niemand u over vertelde. Hieronder leest u welke regels gelden, welke rechten u hebt en hoe u het verschil herkent. Wij zijn geen juristen: voor advies over uw eigen situatie kunt u terecht bij een jurist, uw vakbond of de ondernemingsraad.
Twijfelt u of er iets aan uw auto zit?
We controleren uw auto discreet op GPS-trackers en andere ongewenste apparatuur, op een plek die u zelf kiest.
Wanneer heeft een werkgever een gerechtvaardigd belang?
Volgens de AVG mag een werkgever locatiegegevens van werknemers alleen verwerken als daar een goede reden voor is. Voorbeelden zijn:
- een rittenregistratie die nodig is voor de administratie;
- beveiliging van de auto en eventuele lading tegen diefstal;
- het plannen van ritten, bijvoorbeeld bij monteurs of bezorgers.
Ook met zo’n reden moet de werkgever uw privacy respecteren. Hij verzamelt dus niet meer gegevens dan nodig is voor het doel. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de AVG en geeft op haar website uitleg over volgsystemen in auto’s van de zaak.
Moet uw werkgever vertellen dat er een tracker in zit?
Ja. Een werkgever moet u vooraf informeren over een volgsysteem. Denk aan: dat het systeem er is, wat het registreert, waarvoor de gegevens worden gebruikt, wie ze kan inzien en hoe lang ze worden bewaard. Vaak staat dit in de autoregeling, het leasereglement of een privacyreglement.
Weet u niet of uw leaseauto een volgsysteem heeft? Vraag het dan na bij uw leidinggevende, de fleetmanager of HR. Een tracker die heimelijk is geplaatst, zonder dat u ervan weet, past niet bij deze regels.
Privéritten en de privacyknop
Mag u de leaseauto ook privé gebruiken? Bij privéritten mag een werkgever in de regel niet zomaar meekijken. Veel ritregistratiesystemen hebben daarom een privacyknop of een schakelaar voor privé en zakelijk. Zet u die op privé, dan worden bijvoorbeeld de precieze adressen van die rit afgeschermd voor de werkgever.
Wat er precies wordt afgeschermd, verschilt per systeem. Soms worden alleen de kilometers bewaard, soms ook de tijden. Vraag na hoe het bij uw systeem werkt, en wie de privéritten kan zien.
Welke rol heeft de ondernemingsraad?
Een ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij een personeelsvolgsysteem. Dat staat in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Een systeem waarmee de werkgever kan zien waar werknemers met hun auto zijn, is een voorbeeld van zo’n volgsysteem. De werkgever moet de OR dan om instemming vragen.
U kunt bij de OR navragen of het volgsysteem is besproken en of er instemming is gegeven. De OR weet vaak ook welke afspraken er zijn gemaakt over privéritten en het bewaren van gegevens.
Welke gegevens ziet uw werkgever? Doe een inzageverzoek
Onder de AVG hebt u het recht om te vragen welke persoonsgegevens uw werkgever over u verwerkt. Dat heet een inzageverzoek. Ook rit- en locatiegegevens uit een volgsysteem vallen daaronder.
- Stuur uw verzoek per e-mail of brief naar uw werkgever, bijvoorbeeld naar HR of de functionaris gegevensbescherming.
- Vraag welke ritgegevens over u zijn opgeslagen, waarvoor ze worden gebruikt en wie ze kan inzien.
- Vraag ook of en hoe privéritten worden geregistreerd.
- Bewaar een kopie van uw verzoek en van het antwoord.
Krijgt u geen of een onvolledig antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Legaal fleetsysteem of verborgen tracker?
Technisch kunnen een legaal volgsysteem en een heimelijke tracker op elkaar lijken. Het verschil zit vooral in de omstandigheden.
Kenmerken van een legaal systeem
- U bent vooraf geïnformeerd, bijvoorbeeld in de autoregeling of het leasecontract
- Het systeem is netjes ingebouwd, vaak achter het dashboard of in de OBD-poort
- Er hoort een app, portaal of knop bij waarmee u ritten ziet of privé aangeeft
- De werkgever of leasemaatschappij kan uitleggen wat het registreert
Signalen van een verborgen tracker
- Een los magnetisch kastje met batterij aan de onderkant of in een wielkast.
- Een apparaat waarvan niemand weet van wie het is.
- Een usb-lader of 12V-plug die u niet zelf in de auto hebt gelegd.
- Iemand weet waar u privé was, terwijl u de privacyknop gebruikte.
Hoe een kastje in de diagnosepoort eruitziet, leest u in OBD-tracker herkennen. Twijfelt u over een apparaat in uw leaseauto? Bij een controle van uw leaseauto op trackers herkennen we legale systemen en leggen we uit wat ze doen. Gaat het om een heimelijk geplaatste tracker, lees dan ook of iemand volgen met een GPS-tracker strafbaar is.
Veelgestelde vragen
Mag ik het volgsysteem in mijn leaseauto zelf uitzetten?
Doe dat liever niet zonder overleg. Het systeem is meestal eigendom van de leasemaatschappij of werkgever, en er staan vaak afspraken over in uw contract. Gebruik wel de privacyknop als die er is, en bespreek uw zorgen met uw werkgever of de OR.
Kan mijn werkgever ook zien hoe hard ik rijd?
Sommige systemen registreren ook snelheid of rijgedrag. Wat er precies wordt vastgelegd, moet uw werkgever u vertellen. Met een inzageverzoek kunt u zien welke gegevens er over u zijn.
Ik neem mijn leaseauto over: blijft het volgsysteem erin?
Dat is niet altijd duidelijk. Vraag de leasemaatschappij of het systeem wordt verwijderd of afgemeld. Waar u verder op let, leest u in tweedehands auto gekocht: zit er nog een tracker in?
Ik ben werkgever: kunnen jullie onze bedrijfswagens controleren?
Ja. We controleren bedrijfswagens en bedrijfspanden, ook buiten kantoortijd. Meer informatie vindt u bij de controle van bedrijfspanden en bedrijfswagens.
Kort samengevat
Een werkgever mag een leaseauto volgen als hij een gerechtvaardigd belang heeft, u vooraf informeert en uw privacy respecteert. Bij privéritten mag hij in de regel niet zomaar meekijken, en een ondernemingsraad heeft instemmingsrecht. Met een inzageverzoek ziet u welke gegevens er over u zijn. Een los kastje waar niemand van weet, is geen legaal fleetsysteem.